Handleiding seizoensaanvragen wijkcentrum

1.1 - Link aanklikken in e-mail 

Wij hebben u een mail gestuurd om online een seizoensaanvraag in te kunnen vullen. Als uw account nog niet geactiveerd is, moet u dit eerst doen. Heeft u uw account al gebruikt, dan kunt u deze stap overslaan en doorgaan naar inloggen.

In de mail om uw account te activeren staat een link waarmee u uw account actief maakt. Klik op die link en vul de activeringscode uit de mail in.

Na het invullen van de code vindt u in het geopende scherm uw klantgegevens uit ons systeem.

• Wachtwoord: vul hier een zelf gekozen wachtwoord 2 keer in
• Gebruikersnaam: uw gebruikersnaam kunt u zelf aanpassen, als u dat wilt. Zorg dat uw gebruikersnaam geen spaties heeft
• Andere gegevens: u kunt de overige klantgegevens wijzigen als ze niet kloppen. Gegevens van het factuuradres kunt u niet aanpassen. Kloppen de factuurgegevens niet? Mail de juiste gegevens naar verhuurwijkcentra@nijmegen.nl 
• Accepteren: klik als u klaar bent op de groene knop 'Accepteren' onderaan de pagina. U krijgt bovenin de pagina een foutmelding als een veld niet goed is ingevuld. Pas de foute gegevens dan aan en klik nog een keer op 'Accepteren'.

Schermafbeelding klantgegevens

1.3 - Naar het startscherm van reserveringssysteem

Na het activeren van uw account, krijgt u daar een melding van. Daaronder vindt u de optie 'terug'. Klik op 'terug'. U bent nu ingelogd en ziet het startscherm voor het reserveren van een wijkcentrum. Ga nu direct naar de stap 'overzicht seizoensaanvragen'. 

2. Inloggen

2.1 - Inloggen

Misschien bent u al ingelogd doordat u net uw account geactiveerd hebt. Zo niet, log dan als volgt in:

• Ga naar het startscherm
• Klik rechtsboven op het icoontje van een persoon
• Klik op 'Inloggen'

Schermafbeelding inloggen op startscherm

Vul het volgende in op het inlogscherm:

• Uw gebruikersnaam. Deze vindt u terug in de e-mail over seizoensaanvragen. Het kan ook zijn dat u uw gebruikersnaam gewijzigd heeft. 
• Uw wachtwoord. Deze heeft u zelf gekozen bij het actief maken van uw account.

Klik na het invullen op de groene knop 'Inloggen'.

3.1 Wijkcentrum kiezen

U wilt een nieuwe seizoensaanvraag doen. Dit doet u als volgt. 

Klik onder de kop 'Uw aanvragen' op de groene knop 'Nieuw'. U komt op een pagina waar u het wijkcentrum gaat kiezen. Vul de volgende gegevens in: 

• Locatie: kies het wijkcentrum waar u wilt huren (niet verplicht)
• Zoekfilter: hier kunt u (een deel van) de naam van het wijkcentrum typen (niet verplicht)
• Zoekresultaat: de lijst met ruimtes wordt kleiner als u 'Locatie' of 'Zoekfilter' gebruikt
• Ruimte: klik de zaal of het zaaldeel aan dat u wilt huren (verplicht). Wilt u weten welke zaal u het afgelopen seizoen huurde? Kijk voor de naam op de bijlage van een factuur
• Heeft u de zaal aangeklikt? Klik dan op de groene knop 'Kiezen'

Schermafbeelding nieuwe seizoensaanvraag wijkcentra huren

3.2 Seizoensaanvraag invullen

Vul de volgende gegevens in: 

• Ruimte: de zaal die u in de vorige stap hebt gekozen staat hier ingevuld
• Tijd: vul de tijd in wanneer u wilt starten en eindigen. Type hier zelf de tijd in of klik de tijd in de blokken eronder aan. U huurt de zaal altijd voor 1 uur of langer
• Datum 1e boeking: kies de eerste dag dat u wilt huren
• Wilt u deze boeking herhalen? Kies 'Wekelijks' als u de zaal op dezelfde weekdag en tijd wilt huren
• Herhaal elke: hier wordt automatisch 1 ingevuld. Wilt u bijvoorbeeld 2-wekelijks huren? Dan vult u bij 'Wilt u deze boeking herhalen?' 'wekelijks' in en bij 'herhaal elke' 2
• Eindigt op: kies de laatste dag dat u wilt huren
• Wilt u schoolvakanties overslaan? zet hier een vinkje als u alle schoolvakanties wilt overslaan. Bekijk het overzicht van de schoolvakanties en feestdagen
• Overslaan: kies de datums die u niet wilt huren. Doet u een aanvraag voor maandagen? Kies hier de maandagen die u wilt overslaan
• Uw opmerking: u kunt hier een opmerking plaatsen over de aanvraag, de factuur of extra's bijboeken zoals een kast 
• Uw activiteit: u geeft hier informatie over uw activiteit. Deze informatie is nodig om te bepalen welke zaal geschikt is voor uw activiteit en welk tarief erbij hoort

Schermafbeelding gegevens nieuwe seizoensaanvraag

4.1 Seizoensaanvragen controleren

Het tarief van uw aanvraag is nu bekend. Als uw activiteit korting krijgt staat dat in het overzicht onder de tariefgroep. 

4.2 - Seizoensaanvraag goedkeuren/accorderen

Wilt u de ruimte boeken zoals in de aanvraag genoemd staat? 

• Zet dan een vinkje voor de aanvraag die u wilt goedkeuren. Dat kan door op het vierkantje voor de aanvraag te klikken. U kunt ook meer dan 1 aanvraag tegelijk goedkeuren, door voor meer dan 1 aanvraag het vierkantje aan te vinken.
• Voordat u goedkeurt, moet u eerst aangeven dat u onze huurvoorwaarden heeft bekeken en hiermee akkoord gaat. Gaat u akkoord met de huurvoorwaarden? Klik dan op het vierkantje onder 'Voorwaarden voor verhuur'.

Heeft u de juiste aanvraag gekozen? Klik dan op de groene knop 'Akkoord geven' onderaan de pagina. De volgende vraag verschijnt: 'Aanvraag accorderen?'. 

• Klik op de grijze knop 'Afbreken' als u toch geen akkoord wilt geven. U gaat terug naar het overzicht met uw aanvragen. 
• Klik op de groene knop 'Voltooien' als u de aanvraag wilt goedkeuren. U gaat terug naar het overzicht en ziet achter de aanvraag een groen vinkje. 

Schermafbeelding vinkje akkoord

Heeft u een aanvraag goedgekeurd en wilt u dit annuleren? Zet dan een vinkje voor de aanvraag die u niet meer wilt goedkeuren:

• Klik op het vierkantje voor de aanvraag
• Heeft u de juiste aanvraag gekozen? Klik op de knop 'Akkoord intrekken' onderaan de pagina
• De volgende vraag verschijnt: 'Akkoord intrekken?'

Klik op de grijze knop 'Afbreken' als u toch akkoord bent met de aanvraag. U gaat dan terug naar het overzicht met uw aanvragen.

Klik op de groene knop 'Voltooien' als u uw goedkeuring inderdaad wilt annuleren. U gaat dan terug naar het overzicht. Achter de aanvraag is het groene vinkje verdwenen. Er staat weer 'Wacht op uw akkoord'.

Schermafbeelding 'Wacht op uw akkoord'

Wilt u een aanvraag verwijderen? Doe dit als volgt:

• Klik op het vierkantje voor de aanvraag 
• Heeft u de juiste aanvraag gekozen? Klik dan onderaan de pagina op de rode knop 'Verwijderen'. De volgende vraag verschijnt: '1 aanvraag annuleren?'. Klik op de groene knop 'Voltooien' als u de aanvraag wilt verwijderen
• De aanvraag verdwijnt dan uit het overzicht